Microsoft Excel -taulukot ovat ihanteellinen tapa tallentaa yhteystiedot. Jos sinulla on puhelinluettelo Excelissä, yhteystietojen lisääminen ja poistaminen on helppoa. Tällaisen kirjan luominen koostuu kahdesta päämenettelystä: sopivan sarakkeen lisääminen ja tietojen syöttäminen.
Tarpeellinen
Asennettu Microsoft Excel 2007
Ohjeet
Vaihe 1
Avaa Microsoft Excel 2007.
Vaihe 2
Lisää otsikko taulukon yläosaan, jotta tiedät, mitä se sisältää. Saatat tarvita yhtä puhelinluetteloa henkilökohtaiseen käyttöön ja toisen työ- tai yrityskäyttöön. Nimi auttaa erottamaan ne toisistaan. Korosta otsikko ylätyökalurivillä.
Vaihe 3
Ohita muutama rivi puhelinmuistion sarakkeiden mukauttamiseksi. Käytä seuraavia sarakeotsikoita: nimi, osoite, kaupunki, osavaltio, postinumero, puhelinnumero, faksinumero ja sähköpostiosoite. Syötä nämä otsikot kullekin sarakkeelle. Tietojen lukeminen ja löytäminen on paljon helpompaa, kun yksittäiset kohteet ovat erillisissä sarakkeissa.
Vaihe 4
Korosta sarakeotsikkorivi napsauttamalla vasemmalla olevaa rivinumeroa. Käytä yläpalkin työkaluja keskittääksesi ja lihavoidaksesi sarakkeiden otsikot.
Vaihe 5
Syötä tiedot kuhunkin sarakkeeseen. Tämä voi viedä jonkin aikaa. Sinun tarvitsee vain syöttää kaikki käytettävissä olevat yhteystiedot Exceliin kerran, lisätä vain uudet yhteystiedot ja päivittää tiedot. Jos tietoja puuttuu, jätä solu tyhjäksi.
Vaihe 6
Muotoile teksti postinumero-sarakkeessa. Valitse kaikki sarakkeen tekstit (otsikot lukuun ottamatta). Napsauta hiiren kakkospainikkeella valintaa ja valitse Alusta solut. Napsauta Numero-välilehdessä Lisää-kohdetta. Napsauta Postinumero tai Postinumero +4. Napsauta OK. Tämä muuntaa kaikki hakemistot yhdeksi muodoksi.
Vaihe 7
Muotoile teksti puhelinnumerosarakkeeseen. Valitse kaikki sarakkeen tekstit otsikot lukuun ottamatta. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Alusta solut. Valitse Numero-välilehdestä "Lisä". Napsauta "Puhelinnumero" -kohtaa Tyyppi-osiossa. Napsauta OK. Kaikki puhelinnumerot alustetaan.
