Kyvystä muokata asiakirjaa on jo tullut yhtä suuri osa tietokonetaitoa kuin kyvystä työskennellä Windowsissa. Hyvin muokattu ja kauniisti muotoiltu asiakirja näyttää karuilta ja bisnesmaisilta.
Ohjeet
Vaihe 1
Ensimmäinen asia asiakirjan muokkaamiseksi on tarkistaa tekstin oikeinkirjoitus ja välimerkit. Jos käytät MS Word -editoria, käytä tätä varten sisäänrakennettua automaattista tarkistusta. Tai jos automaattinen tarkistus on poistettu käytöstä, paina F7. Tarkista myös tekstin välimerkit. Ihanteellista lukutaitoa ei tietenkään voida saavuttaa, mutta on mahdollista välttää törkeimmät virheet tällä tavalla. Lue lisäksi asiakirja uudelleen ja yritä poistaa siitä erilaiset tyylivirheet, joita usein esiintyy virallisissa teksteissä.
Vaihe 2
Aseta haluamasi paperikoko ja tekstimarginaalit reunoista. Voit tehdä tämän siirtymällä Tiedosto-valikkoon ja valitsemalla Sivun asetukset.
Vaihe 3
Valitse kaikki teksti ja aseta yksi kirjasin asiakirjalle. Tai jos tekstin rakenne ehdottaa eri tyylien käyttöä, käytä erillisiä fontteja asiakirjan jokaisessa osassa. Levitä myös keskelle ja sivulle kohdistusta tarinan alaotsikoihin ja runkoon.
Vaihe 4
Jos haluat muokata asiakirjaa ja tehdä siitä nautittavamman ja helpommin luettavan, korosta tekstissä käytetyt luettelot, vaiheet ja päävaiheet numeroiduilla ja luettelomerkkeillä. Voit soveltaa niihin erilaisia tasoja ja alatasoja sekä yhdistää ne, laajentamalla esimerkiksi luettelomerkittyjen luetteloa useilla numeroiduilla vaiheilla.
Vaihe 5
Täytä tarvittaessa kaikkien sivujen numerot käyttämällä valikkoa "Lisää" - "Sivunumerot". Määritä myös yksi pääte-alatunniste ja alatunnisteet kaikille sivuille "Näytä" - "Otsikot ja alatunnisteet" -komennolla.
Vaihe 6
Jos muokkaamasi asiakirja on riittävän suuri, aseta sisällysluettelo. Käytä tätä valikossa "Lisää" - "Linkki" - "Sisällysluettelo ja hakemistot". Kirjoita Sisällys-välilehdelle tasot ja valitse otsikkomuoto.
