Saapuvan asiakirjan rekisteröinti on fiksaatio asiakirjan vastaanottamisesta organisaatiossa. Olipa kyseessä paperinen tai sähköinen asiakirja, sille on annettava rekisteröintikoodi ja huomautus sen vastaanottamisesta rekisteröintilomakkeissa. Tämä on tarpeen asiakirjojen suorittamisen valvomiseksi ja tarvittavien tietojen etsimisen helpottamiseksi.
Välttämätön
- - tietokone Internet-yhteydellä
- - selain.
Ohjeet
Vaihe 1
Suorita "SB Incoming Documents" -ohjelma rekisteröidäksesi saapuvan asiakirjan. Napsauta Lisää-painiketta lisätäksesi asiakirjan. Valitse "Uusi asiakirja" -komento ja määritä kortille sarjanumero. Täytä kenttä "Kenen nimessä", oletuksena tämä on organisaation johtaja. Jos asiakirjan vastaanottaja on erilainen, napsauta kentän oikealla puolella olevaa painiketta ja lisää uusi elementti hakemistoon, esimerkiksi apulaisjohtaja. Valitse aihe asiakirjalle, lisää se ensin hakemistoon. Napsauta mustaa nuolta ja kirjoita asiakirjan aihe tyhjään riviin. Napsauta "Sulje" -painiketta ja valitse syötetty aihe kentästä.
Vaihe 2
Määritä asiakirjalle koodi rekisteröintihakemiston täydentämiseksi, aseta sitten asiakirjan vastaanottopäivä, se on laitettava saapuvaan asiakirjaan, määritettävä sitten saapuvan asiakirjan numero, se on myös merkittävä itse asiakirjaan. Siirrä seuraavaksi päivämäärä ja numero saapuvasta asiakirjasta. Rekisteröinti saapuvasta asiakirjasta on mahdollista, napsauta "Henkilö" -painiketta ja kirjoita tietoja hänestä.
Vaihe 3
Rekisteröi saapuva asiakirja täyttämällä "Lähettäjä" -kenttä. Napsauta mustaa nuolta ja lisää lähettäjä hakemistoon tai valitse olemassa oleva kenttä. Täytä seuraavaksi Lyhyt kuvaus ja tarkkuus -kenttä. Kirjoita tähän asiakirjan ydin sekä pään resoluutio (mitä on tehtävä, missä ajassa). Täytä kenttä "Kenelle se lähetetään", mikä helpottaa asiakirjan suorittamisen valvontaa. Täytä nämä tiedot johtajan päätöslauselmasta. Täytä Who Signed -kenttä lisäämällä ensin virkamies asianmukaiseen hakemistoon. Valitse eräpäivä asianmukaisesta kentästä. Tämän avulla ohjelma voi muistuttaa sinua asiakirjan suorittamisen määräajan lähestymisestä. Täytä asiakirjan eräpäivä. Lataa asiakirja järjestelmään napsauttamalla "Selaa" -painiketta. Viimeistele saapuvan asiakirjan rekisteröinti napsauttamalla "Tallenna" -painiketta.
Vaihe 4
Suorita vaihtoehtoinen ohjelma saapuvan asiakirjan rekisteröimiseksi. Sähköisen asiakirjanhallintaohjelmat merkitsevät samanlaista toimintojen sarjaa saapuvien asiakirjojen rekisteröinnissä. Käytä ohjelmia, kuten "Office Work", "Euphrates", "Business".
