Alkuperäisten "paperisten" asiakirjojen sähköisten kopioiden säilyttämiseksi ne skannataan. Joskus tällä tavalla saadut kaksoiskappaleet tunnistetaan käyttämällä OCR-sovelluksia yhdistettynä skannausohjelmiin, ja joskus ne tallennetaan kuvan muodossa. Usein alkuperäiseen asiakirjaan tehdään skannauksen jälkeen joitain muutoksia, jotka on näytettävä sähköisessä kopiossa. Skannausta voi muokata useilla tavoilla.
Ohjeet
Vaihe 1
Jos skannaus suoritettiin OCR-tilassa, vastaanotetun asiakirjan sisältöä voidaan muuttaa jo ennen sen tallentamista - useimmissa skannaukseen ja OCR-ohjelmissa on sisäänrakennetut tekstieditorit. Esimerkiksi venäjänkielisten skannerien käyttäjien suosimassa FineReader-ohjelmassa jokainen skannatun ja tekstimuodossa muunnetun asiakirjan sivu avautuu erillisessä ikkunassa, jossa on muokkausvalikko, jonka toiminnot ovat samanlaisia kuin tavallinen tekstieditori. Jos skannattu ja tunnistettu teksti on tallennettu tiedostoon, voit muuttaa sitä tavallisella tekstieditorilla. Käytä tähän esimerkiksi Microsoft Wordia - tämä tekstinkäsittelyohjelma pystyy lukemaan suurimman osan formaateista, joita OCR-ohjelmat käyttävät tekstin tallentamiseen.
Vaihe 2
Jos skannattu asiakirja on tallennettu kuvamuodossa, muokkaa sitä sitten grafiikkaeditorilla. Joissakin tapauksissa Windows-käyttöjärjestelmän kanssa oletusarvoisesti asennettu tavallinen Paint-sovellus riittää. Avaa tiedosto, joka sisältää skannatun tekstikuvan, valitse korvattavan kuvan alue ja täytä se asiakirjan taustaa vastaavalla värillä. Säädä sitten koko, väri ja kirjasin tekstin mukaiseksi ja tulosta uusi laastari täytetylle alueelle. Useimmissa tapauksissa tekstin korvaaminen vaatii kuitenkin huolellisempaa työskentelyä kuvan kanssa - tausta-alueiden kopioiminen ja kopioiden sijoittaminen tekstin yli useiksi kerroksiksi, kirjoitetun tekstin muodonmuutos alkuperäisen asiakirjan tilan mukaan, yksittäisten kirjainten kopioiminen ja liittäminen ja tekstin sanat jne. Siksi kehittyneempi graafinen editori, esimerkiksi Adobe Photoshop, on paljon sopivampi tähän työhön.
Vaihe 3
On vielä yksi tapa korvata fragmentti alkuperäisestä tekstistä skannatussa asiakirjassa, joka on tallennettu kuvana. Sitä voidaan käyttää, jos on mahdollista skannata uusi fragmentti muokatulla tekstillä. Vaadittu teksti voidaan tulostaa samalle (tai samalle) paperille kuin alkuperäinen asiakirja, joten alkuperäisten ja korjattujen fragmenttien ulkonäkö on identtinen kuin grafiikkaeditorissa saavutetaan. Skannattu osa tekstistä on sitten asetettava muokatulle asiakirjalle millä tahansa grafiikkaeditorilla - tämä toiminto on tarjolla lähes kaikissa tällaisissa sovelluksissa.
