Pohjimmiltaan tulostin on tietokoneistettu kirjoituskone. Pistematriisitulostimet tulostavat erikoismerkillä varustetuilla tankoilla. Tapit osuvat nauhaan ja siirtävät kuvan paperille.
Tulostimet toimivat eri tavalla mallista riippuen. Esimerkiksi laser toimii staattisen sähkön ja erityisen väriaineen, joka on kuivia hienoja hiukkasia, perusteella. Kun ne kulkevat väriaineyksikön läpi, ne lämmitetään lasersäteellä, ja ne näkyvät sitten rummussa tulostimen sisällä. Väriaine kerää varattuja hiukkasia ja siirtää merkkien kuvan paperille, joka tulostetaan kokonaisuudessaan. Mustesuihkutulostimet toimivat eri tavalla. Suurin osa niistä käyttää vesipohjaista mustetta. Mustesuihkutulostimissa on tulostuspää, joka skannaa ensin kuvan ja lämmittää sitten musteen. Halutut merkit saadaan ensin kasetin teipille ja sitten paperille. Kuvaa ei tulosteta heti - tulostin tulostaa merkkejä vähitellen, ja tietyn mallin asetukset vaikuttavat tulostusnopeuteen. Kun haluat tulostaa asiakirjan, napsauta vain "Tulosta" -painiketta. Tulostin tulostaa, koska tietokonejärjestelmä on siirtänyt nämä tiedot hajasaantimuistiinsa - tietopuskuriin. Voit asettaa tehtäviä yksi kerrallaan tai peruuttaa tulostuksen käyttämällä tulostinohjelman tietokoneen asianmukaisia asetuksia. Teknikko hoitaa vastaanotetut tehtävät yksin, varo vain, ettei paperissa ole paperia. Jos tulostin ei vastaa komentoihin tai tulostaa tyhjiä sivuja, on tapahtunut jonkinlainen toimintahäiriö. Laitteistovikaa on vaikea määrittää itse, mutta jos tulostin tulostaa tyhjiä arkkeja, siinä voi olla mustetta. Tämä on helppo ymmärtää, jos ennen sitä huomaat, että tulosteiden kirkkaus heikkenee, paperille tulee raitoja tai jos tulosteen laatu on heikentynyt. Jos asennetut kasetit olivat "alkuperäisiä", tulostin näyttää vastaavan viestin, jos ne ovat "yhteensopivia" - tarkkaile mustetasoa.
