Yksi viimeisimmistä tietokonekehittäjien innovaatioista on sellaisen palvelun luominen kuin postin arkistointi. Tämän palvelun avulla voit tallentaa saapuvat ja lähtevät kirjeet erikseen luotuun kansioon. Kuinka arkistoida Outlook-sähköposti?
Ohjeet
Vaihe 1
Tallenna saapuvat ja lähtevät sähköpostit tietokoneellesi, jos käytät vakioasetusta Microsoft Outlook -käyttöjärjestelmässäsi. Tämä on tarpeen, kun siirrät kaikki saapuvat ja lähtevät kirjeet toiselle välineelle tai koko järjestelmän mahdollinen kaatuminen. Siirry ohjelmaikkunassa "File" -valikkoon, valitse "Open" ehdotetusta kansioluettelosta. Määritä valintaikkunassa Vie tiedostoon -asetukset ja valitse Outlook-datatiedosto. Varmista, että ilmoitat kirjeidesi tiedostojen nimet ja kirjoituspäivämäärän.
Vaihe 2
Arkistoi kirje valitsemalla se, napsauttamalla tyhjää neliötä ja sitten "Arkistoi". Valitse yksi seuraavista vaihtoehdoista: "Arkistoi kansio automaattisen arkistoinnin asetusten mukaan" tai "Arkistoi kansio ja kaikki sen alikansiot". Luo arkistointipäivä erikoiskenttään. Useat arkistoidut sähköpostit yhdeltä vastaanottajalta muodostavat ketjun, ja voit hallita niitä yhdellä hiiren napsautuksella. Hallinnoi kaikkia arkistoituja sähköpostejasi itse, koska ne kaikki on tallennettu Kaikki sähköpostit -osioon. Arkistoidut sähköpostit säilytetään ikuisesti, kun taas poistetut sähköpostit säilytetään vain 30 päivää.
Vaihe 3
Jos haluat sijoittaa pakatut viestit toiseen tiedostoon, napsauta Selaa. Valitse esimerkiksi useita kirjaimia ketjussa tai yksi kirjain siirrettäväksi ja napsauta "Saapuneet". Napsauta lopuksi "OK".
Vaihe 4
Jos et käytä ohjelmia, jotka käyttävät sähköpostipalvelimia, käytä nykyisin eniten käytettyä yleistä sähköpostipalvelua, Gmailia. Sen avulla voit arkistoida saapuvat ja lähtevät postit ja tallentaa ne palvelimelleen. Tämä säästää ylimääräistä levytilaa. Palvelin voi myös yhdistää useita postilaatikoita kerralla.
