Excel-asiakirjan täyttäminen avattavilla luetteloilla voi merkittävästi nopeuttaa ja yksinkertaistaa työtä taulukoiden kanssa. Avattavat luettelot ovat hyödyllisiä työskenneltäessä pysyvien tai harvoin muuttuvien tietojen kanssa. Riittää, että luodaan tietojoukko kerran, jotta asiakirjan jatkotäyte suoritetaan melkein automaattisesti.
Tapa 1. Pikavalikko
Nopein tapa luoda avattava luettelo Excelissä on käyttää solun pikavalikon Valitse pudotusvalikosta -toimintoa. Sen toimintaperiaate muistuttaa tavallista Excel-automaattista täydennystä.
Ensinnäkin sinun on syötettävä sarake tulevan luettelon luokkiin yksi kerrallaan, ohittamatta tyhjiä soluja. Seuraavassa solussa sinun on asetettava kohdistin ja soitettava pikavalikkoon napsauttamalla "Valitse pudotusvalikosta" -kenttää. On vielä helpompaa soittaa avattavaan valikkoon painamalla "Alt" + "Nuoli alas" -näppäimiä.
Tämä menetelmä soveltuu vain tiukasti yhteen sarakkeeseen syötettyihin tietoihin ilman solujen ohittamista.
Menetelmä 2. Yleinen
Monipuolisempi tapa luoda avattava luettelo Excelissä vaatii enemmän manipulointia, mutta samalla se antaa sinun ratkaista monimutkaisempia ongelmia.
Ensin sinun on valittava alue, jossa on luettelo tulevan luettelon luokista. Seuraava toimintojen järjestys riippuu ohjelman versiosta.
Napsauta Excel 2007: ssä tai uudemmassa "Kaavat" -kentässä "Nimihallinta" - "Luo". Avautuvassa valintaikkunassa sinun on annettava nimi ottaen huomioon, että sen on aloitettava kirjaimella eikä siinä saa olla välilyöntejä. Kun olet suorittanut merkinnän, sinun on napsautettava "OK".
Voit tehdä sen vielä helpommin - alueen valitsemisen jälkeen nimen vaihtaminen on käytettävissä vastaavassa kentässä, joka sijaitsee toimintorivin vasemmalla puolella, missä solun osoite yleensä ilmoitetaan. Kun olet kirjoittanut alueen nimen, muista painaa "Enter".
Aikaisemmissa Excel-versioissa vuoteen 2003 asti sinun on valittava "Lisää", sitten "Nimi" ja sitten "Määritä". Lisäsekvenssi on muuttumaton.
Nyt sinun on valittava solualue, johon luotu luettelo kuuluu. Tätä varten valitaan solualue, Data-välilehti avautuu, jossa sinun on valittava "Data Validation" -toiminto. Määritä avatussa valintaikkunassa "Parametrit" -välilehden "Tietotyyppi" -kentässä "Luettelo". Napsauta avautuvassa "Lähde" -kentässä "=" ja kirjoita luodun luettelon nimi. Kun napsautat "OK", valitun alueen solut, kun napsautat niitä, saavat avattavan valikon.
Tämä menetelmä avattavan luettelon luomiseksi Excelissä on hyvä luokille, jotka on kiinteä niiden luokkien lukumäärän suhteen, joilla on taattu kyky muuttaa nimeään.
