Tietokanta on luettelo tiedoista. Tiedot on järjestetty yleisesti hyväksyttyjen sääntöjen mukaisesti. Puhelinluettelot tai sanakirjat ovat yksinkertaisin esimerkki tietokannoista. Laskentatekniikan kehittyessä tietokannoista on tullut paljon suurempia ja monimutkaisempia.
Tietokantojen ymmärtäminen
Tietokanta on työkalu tietojen keräämiseen ja järjestämiseen. Ne voivat sisältää tietoja ihmisistä, tuotteista, taloudesta ja muusta. Pohjan rakentaminen alkaa yksinkertaisella luettelolla tai laskentataulukolla. Ajan myötä tämä luettelo kasvaa, ja redundanssia ja epäjohdonmukaisuuksia alkaa näkyä tiedoissa. On vaikea ajatella niitä luettelona. Kun nämä ongelmat alkavat ilmaantua, on hyvä muuttaa ne tietokannaksi tietokannan hallintajärjestelmää (DBMS) käyttämällä. Yksi tämän alueen parhaista tuotteista on Microsoft Office Acess, jossa yhdistyvät joustavuus, helppokäyttöisyys ja käyttäjäystävällinen käyttöliittymä.
Taulukot
Tietokannan taulukko näyttää yksinkertaiselta taulukolta, koska tiedot tallennetaan riveihin ja sarakkeisiin. Tämän seurauksena tavallisen taulukon tuonti tietokantaan on yleensä melko helppoa. Tärkein ero laskentataulukon ja tietokannan välillä on tiedon organisointitaso.
Jokaista taulukon riviä kutsutaan tietueeksi. Valitut tiedot pidetään kirjaa. Jokainen niistä koostuu yhdestä tai useammasta kentästä. Kentät ovat analogisia taulukon sarakkeiden kanssa. Voit esimerkiksi luoda taulukon nimeltä "Työntekijät", jossa jokainen tietue (rivi) sisältää työntekijän henkilötiedot (etunimi, sukunimi) ja jokainen kenttä (sarake) antaa tietoja hänestä (osoite jne.). Kentät tulisi nimetä tietyntyyppisiksi tiedoiksi, olipa kyseessä teksti, päivämäärä, aika, numero tai jokin muu tieto.
Lomakkeet
Lomakkeita kutsutaan joskus "tietojen syöttöruuduiksi". Tätä käyttöliittymää käytetään tietojen käsittelyyn. Lomakkeet sisältävät usein komentopainikkeita, jotka suorittavat erilaisia toimintoja. On täysin mahdollista luoda tietokanta ilman lomakkeita muokkaamalla syötetietoja viitetaulukoissa. Useimmat tietokannat käyttävät kuitenkin lomakkeita taulukoiden tarkasteluun, syöttämiseen ja muokkaamiseen.
Kyselyt
Kyselyt ovat tietokannan todellisia työhevosia ja voivat palvella monia erilaisia toimintoja. Heidän yleisin sovellus on ollut hakea tiettyjä tietoja taulukoista. Tiedot, jotka käyttäjä haluaa saada, on yleensä jaettu useisiin taulukoihin. Kyselyjen avulla voit tarkastella kaikkia taulukoita samanaikaisesti ja näyttää hakutuloksen näytöllä. Lisäksi kyselyiden avulla voit lisätä ehtoja, jotka suodattavat tietyn kyselyn tietoja.
Raportit
Raportteja käytetään tietojen yhteenvetoon ja esittämiseen taulukoissa. Kutakin raporttia voidaan muokata siten, että tiedot esitetään eri muodossa. Raportti voidaan luoda milloin tahansa, ja se heijastaa tietokannan nykytilaa.
Makrot
Accessin makrot ovat analogisia ohjelmointikielen kanssa, jota käytetään tietokantatoimintojen lisäämiseen. Esimerkiksi kun liität makron lomakkeen painikkeeseen, se suoritetaan aina, kun kyseistä painiketta napsautetaan. Makrot sisältävät toimintoja tiettyjen tehtävien suorittamiseksi, kuten raportin luominen, kyselyn suorittaminen tai tietojen korjaaminen. Useimmat manuaaliset tietokantatoiminnot voidaan automatisoida makrojen avulla. Tämä säästää paljon PC-aikaa ja resursseja.
