Tapausnimikkeistö on numeroitu luettelo organisaation sisällä jätetyistä tapausten nimikkeistä. Tämän asiakirjan mukaan kaikki yrityksen dokumentointityöt suoritetaan. Se heijastaa tiettyjen asiakirjojen säilytysaikaa ja mikä osasto on vastuussa mistä asiakirjoista.
Välttämätön
- - toimistotyön tuntemus
- - tyypillinen luettelo asiakirjoista, joissa on säilytysajat.
Ohjeet
Vaihe 1
Tee päätös nimikkeistön kehittämisestä, tämä on tehtävä organisaation tilauksen mukaan. Siinä ilmoitetaan kenen nimikkeistön tulisi tehdä, kenen johdolla ja missä ajassa. Selvitä seuraavaksi kohteen laajuus. Voit luoda yksilöllisen nimikkeistön käyttämällä likimääräistä, se voidaan koota organisaatioryhmille, jotka ovat osa samaa järjestelmää. Harkitse organisaatiosi rakennetta tätä asiakirjaa laatiessasi.
Vaihe 2
Valitse luokittelu, jonka perusteella nimikkeistö rakennetaan. Se riippuu yrityksen rakenteesta. Jos se on riittävän vakaa, valitse nimikkeistön lohkokaavio. Jos se muuttuu usein, valitse toiminnallinen tuotanto. Ensimmäisessä tapauksessa nimikkeistön osat vastaavat yhtiön rakenteellisten osastojen nimiä. Heidän sijaintinsa tulisi olla samanlainen kuin henkilöstötaulukko. Toisessa tapauksessa käytä organisaation toiminnan toimintoja tai ohjeita osioina laatiessasi yrityksen asioiden nimikkeistöä.
Vaihe 3
Määritä tapausten otsikot. Otsikon on oltava selkeä, ytimekäs ja siinä on ilmoitettava asiakirja-aineiston päärakenne ja sisältö. Liitä siihen myös tapauksen sisällön selventäminen, tiedot asiakirjojen aitoudesta ja kopiot. Älä käytä otsikoissa johdantosanoja, monimutkaisia lauseita ja epäspesifisiä sanamuotoja.
Vaihe 4
Kun laadit luetteloa otsikoista, käytä seuraavia merkkejä: nimellinen (asiakirjan tyyppi), tekijän, kirjeenvaihtaja, kronologinen (luomisajankohta), aihe-kysymys, maantieteellinen.
Vaihe 5
Määritä tapausten säilytysajat, käytä tällöin vakioluetteloa hallintadokumenteista. Viimeistele nimikkeistön suunnittelu, itse tekstin tulisi näyttää taulukolta, aseta hyväksyntämerkki otsikkosivulle.
