Kysymys sähköisen arkiston luomisen tarpeesta yrityksessä on yhä kiireellisempi. Ja tämä ei ole sattumaa, koska uuden tietotekniikan käyttöönotto ei ainoastaan takaa asiakirjojen turvallisuutta ja luotettavuutta, vaan myös lyhentää heidän hakuaikaansa ja antaa tarvittaessa useille työntekijöille mahdollisuuden käyttää samoja tietoja kerralla.
Ohjeet
Vaihe 1
Sähköisten asiakirjojen arkiston luominen sisältää useita vaiheita. Osta ja asenna lisensoitu ohjelmisto aluksi yrityksen tietokonelaitteisiin.
Vaihe 2
Valmista asiakirjat, eli järjestä ne, tunnista ne organisaatiosi nykyisen asiakirjojen liikkeen rakenteen mukaisesti. Erityisesti tässä vaiheessa ne on rekisteröitävä, lajiteltava säilyvyysajan mukaan ja niitit ja niitit on poistettava ompelemattomista arkkeista.
Vaihe 3
Seuraava vaihe on asiakirjojen digitointi tai skannaus. Se suoritetaan teknisillä laitteilla, jotka tukevat täsmälleen tässä organisaatiossa käytettävän asiakirjan tyyppiä ja muotoa. Tarkista tässä vaiheessa asiakirjojen jäljentämisen laatu, skannaa tarvittaessa uudelleen.
Vaihe 4
Seuraava on vaihe, jossa asiakirjat muunnetaan (muunnetaan) muotoon, joka täyttää niiden säilytys- ja tuotantostandardien käsitteen, ja sitten - indeksointivaihe, ts. Avainsanojen "määritys" jokaiseen asiakirjaan tarvittavien tietojen myöhempää hakua tai kokotekstitietokannan luomista varten.
Vaihe 5
Määritä sähköisen arkiston luomistyön lopussa asetukset (käyttöoikeus, oikeus muuttaa asiakirjoja) ja kouluta organisaation henkilöstö.
