Videoneuvottelu on nykyään suosittu tapa kommunikoida sekä yhden projektin osallistujien että eri yritysten johtajien välillä keskustellakseen yhteistyökysymyksistä. Videoneuvottelun perustaminen on yhtä vaikeaa kuin tavallinen. Ainoa asia, joka helpottaa tehtävää, on se, että olet toimistossa tai kotona, ja kaikki tarvittavat materiaalit ovat aina käsillä.
Ohjeet
Vaihe 1
Ensimmäinen asia mitä tarvitset on videoneuvotteluohjelmisto. Lataa kaikki ohjelmistot, joiden avulla voit kuulla ja nähdä keskustelukumppanisi tietokoneen teknisten keinojen avulla. Suosituin ohjelma on tänään Skype. Varmista, että tulevilla haastateltavilla on sama ohjelmisto. Lisää ne vuokralaisen yhteystietoluetteloon. Huomaa, että kaikki ohjelmistotuotteet eivät tarjoa videoneuvotteluja. Useimmissa niistä se on maksettu (Virtual Room, TrueConf, ooVoo-ohjelmat) tai se tarjotaan kokeiluversiossa useita päiviä. Ratkaise ongelma ennen konferenssia.
Vaihe 2
Tarkista myös, toimivatko tietokoneesi verkkokamera ja mikrofoni. Varmista, että internetyhteytesi on vakaa, koska se on avain neuvotteluidesi menestykseen. Sinun ja keskustelukumppaneidesi pitäisi tuntea kuin olisit kommunikoinut suorana.
Vaihe 3
Valmista kaikki tarvittavat materiaalit: asiakirjat postitusta varten, esitykset, puheesi tekstit, kysymykset keskustelukumppaneillesi. Kuvittele, että kokoat todellisen konferenssin ja ole täysin valmistautunut.
Vaihe 4
Kirjaudu sisään Skypeyn aikataulun mukaan ja varmista, että kaikki konferenssissa olijat ovat verkossa. Valitse yksi osallistujista korostamalla heidän nimensä yhteystietoluettelossa. Siirry Keskustelu-valikkoon ja valitse Lisää osallistujia. Lisää kaikki muut jäsenet yhteystietoluettelostasi. Sinulla on nyt ryhmä yhdistetty yhteen keskusteluun. Napsauta Puheluryhmä, niin kaikki osallistujat saavat puhelun samanaikaisesti.
Vaihe 5
Skype-videoneuvotteluissa on tarpeeksi ominaisuuksia, jotta neuvottelut onnistuvat. Jos haluat näyttää keskustelukumppaneillesi kaavioita tai esityksiä, lähetä ne kumppaneillesi ja pyydä heitä avaamaan ne tietylle sivulle tai dialle tai käytä "Jaa" -toimintoa. Sen avulla voit näyttää keskustelukumppaneillesi kuvan siitä, mitä tietokoneen näytöllä tapahtuu. Sinun tarvitsee vain avata tiedosto tietokoneellasi, ja kaikki konferenssin osallistujat näkevät sen.
