Ms Excel on tehokas laskentataulukkoeditori. Sen avulla voit työskennellä suurten tietotyyppien kanssa, nimittäin lajitella ne tietyn kriteerin mukaan, asettaa tarvittavat kaavat ja paljon muuta.
Lajittelu tietyn suodattimen mukaan
Yksi Ms Excel -ohjelman tärkeistä ja välttämättömistä toiminnoista on automaattinen lajittelu tietyn parametrin mukaan. Tämän toiminnon avulla voit järjestää tietoja Ms Excel -taulukkoon. Voit lajitella erityyppisiä tietoja: teksti, kuten sukunimet, ja numeerinen, kuten päivämäärät. Lajittelua on vähintään kahta tyyppiä.
Jos haluat järjestää sukunimet aakkosjärjestyksessä, sinun on valittava lajittelu yhden määritteen mukaan. On syytä sanoa, että Ms Excelin sukunimet voidaan järjestää nousevassa järjestyksessä, eli "A": sta "Z": ksi tai päinvastoin laskevassa järjestyksessä. Tämä on niin kutsuttu yksinkertainen lajittelu.
Tämän tyyppisessä lajittelussa riittää, että valitaan sarake, joka sisältää lajiteltavat sukunimet. Etsi sitten oikeassa yläkulmassa olevasta Ms Excel -ohjauspaneelista Lajittele ja suodata -vaihtoehto. Napsauta sitä hiiren vasemmalla painikkeella, edessäsi avautuu ikkuna, jossa voit valita lajittelun aakkosten ensimmäisestä kirjaimesta viimeiseen, päinvastaisessa järjestyksessä, tai määrittää itsenäisesti vaaditun parametrin. Yksinkertainen lajittelu sopii, jos Ms Excel -asiakirjassa on vain yksi sarake, jossa on sukunimet.
Jos asiakirjassa on useita sarakkeita, Ms Excel voi pyytää sinua selvittämään, laajennetaanko muotoilualuetta vai ei. Tältä osin vastaava valintaikkuna tulee näkyviin. Voit laajentaa aluetta tai lajitella korostetun arvon mukaan. Jos valitset Automaattinen muotoilulaajennus, muotoilusarakkeeseen liittyvät solut pysyvät silti liitettyinä siihen. Muuten lajittelu ei koske heitä. Tässä vaiheessa sinun tulisi olla varovainen, koska asiakirjan tiedot voivat sekoittua, jos lajittelu on valittu väärin.
Mukautettava lajittelu
Käyttäjä voi käyttää toista tapaa lajitella sukunimet aakkosjärjestyksessä valitsemalla mukautetun alueen. Tässä tapauksessa sinun on määritettävä itsenäisesti sarake, johon tiedot tilataan. Ms Excel -käyttäjätoiminto on sama, paitsi että valitset Mukautettu lajittelu -vaihtoehdon Lajittelu ja suodatin -osiossa. Tämän jälkeen käyttäjä valitsee sarakkeen, johon tiedot tulee tilata. Tässä tapauksessa se on sukunimi -sarake. Seuraava vaihe on valita aakkosjärjestys ensimmäisestä kirjaimesta viimeiseen tai päinvastoin. Tällaista lajittelua kutsutaan yleensä monimutkaiseksi.
Muista, että Excelissä voit lajitella minkä tahansa sarakkeen riippumatta sen sijainnista taulukossa. Automaattisen lajittelun asetukset voivat vaihdella asennetun Ms Excel -version mukaan, työn ydin pysyy muuttumattomana.
