MS Excel on erittäin kätevä työkalu laskelmien suorittamiseen ja taulukkotietojen esittämiseen. Raportointiasiakirjoja laadittaessa vaaditaan kuitenkin usein taulukkotietoja Word-muodossa. Samaan aikaan on joskus tarpeen kääntää paitsi tiedon suora sisältö myös asiakirjojen muotoilu.
Se on välttämätöntä
MS Word, MS Excel, tietokone
Ohjeet
Vaihe 1
Jos haluat kääntää tietoja Excel-muodossa tallennetusta tiedostosta Wordiin, avaa taulukkotiedosto, valitse tarvittavat solut, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Kopioi". Käynnistä sitten MS Word -ohjelma, luo tyhjä asiakirja (yleensä se luodaan automaattisesti) ja liitä Excelistä kopioitu fragmentti siihen. Tällöin taulukon esittämiseen tarvittavien sarakkeiden määrä näkyy luodussa asiakirjassa, ja jokainen Excel-taulukon rivi esitetään erillisenä rivinä asiakirjassa.
Tämä menetelmä on yksinkertaisin, mutta sitä käytettäessä alkuperäisen asiakirjan muotoilu menetetään. Lisäksi tällaisen Wordissa luodun pseudotaulukon muokkaaminen on erittäin vaikeaa.
Vaihe 2
Jotta Excelissä valmistettu taulukko näyttää melkein samalta Wordissa, liitä kopioidut tiedot etukäteen valmisteltuun taulukkoon. Tee tämä laskemalla, kuinka monta saraketta ja riviä alkuperäisessä taulukossa on. Valitse sitten Wordissa "Taulukko" -valikkokohta ja "Lisää". Syötä sarakkeiden ja rivien määrä avautuvaan ikkunaan ja napsauta vahvista. Kaikki muut (kosmeettiset) asetukset voidaan tehdä myöhemmin.
Kopioi nyt, kuten ensimmäisessä tapauksessa, haluamasi taulukon osa. Valitse sitten hiirellä koko Wordissa luotu taulukko, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Liitä". Kaikki alkuperäisen taulukon tiedot jaetaan siististi Word-taulukon tyhjiin soluihin. Korjaa taulukon väärin sijoitetut osat Word-muotoilutyökalujen avulla.
Tämä menetelmä on optimaalinen raportointidokumentaation valmisteluun, mutta se ei salli kaavojen tallentamista, mikä vaikeuttaa tietojen myöhempää uudelleenlaskentaa.
Vaihe 3
Jos haluat kopioida taulukon Excelistä, kaavojen ja suunnittelun kanssa, älä käytä yksinkertaista, vaan "erityistä" tahnaa. Voit tehdä tämän kopioimalla myös vaaditun taulukon osan ja valitsemalla sitten Word-valikosta "Muokkaa" - "Liitä erityinen". Valitse sitten rivi "Microsoft Excel -arkki (objekti)" esiin tulevassa ikkunassa.
Kiinnitä huomiota pisteen sijaintiin riveillä "Lisää" ja "Yhdistä". Jätä tämä osoitin "Lisää" -riville vakiodokumentaation valmistelua varten.
Jos haluat, että Word-asiakirjan tiedot muuttuvat automaattisesti Excel-taulukon tietojen mukaan, valitse "Linkki" -kohde. On kuitenkin varmistettava, että Word-tiedostolla on jatkuva pääsy tiedostoon Excel-muodossa.
